皆さんこんにちは！皆さんはコミュニケーションって難しい！って思いませんか？僕はめっちゃ悩んでいます（汗）めっちゃ難しいです（泣）職場、仕事相手、福祉専門職なら利用者さんやクライアントさんなど、どんな所でもコミュニケーションって必要です。なかでも今日は、コミュニケーションに色々悩んだり、苦心した先に、特に「伝える技術」について僕がたどり着いた小技をご紹介していきたいと思います。
今日の伝える技術とは別に以前の記事で「聴く技術」についてもご紹介しているのでよかったら見てください。
【職場でも使える】人の話を聞くときに気を付けるべきこと【三つのポイント】
小技① 第一印象は良くしよう！
当然のことのようですがこれが意外と難しい。人間は大原則として好きなことは積極的で嫌いなことは回避しようとします。そのため、好感が持てる人の言うことは自然と聞いてあげたくなります。アメリカの心理学者メラビアン（Merabian,A.)さんは、この好感を決める要因を研究し法則を見つけました。
つまり、相手に対する好意度は話す内容に関わらず、表情やしぐさ、話し方などによって9割が決まります。
また、第一印象は意外なほど後の関係に影響します。初対面での情報がもつ影響力を初頭効果と言います。「最初が肝心」とはよく言いますが、思ったよりも大きな影響力を持っていると言えます。
メラビアンの法則、初頭効果にもう一つ付け加えて、フィーリンググッド効果というものがあります。これは、シンプルに「人は快適な環境の中にいると、相手に対して良い感情を抱きやすくなる」というものです。
第一印象を良くするためには、身だしなみ、表情やしぐさなどの視覚情報、話し方、声色など聴覚情報、それに加えて話をする環境を相手にとって快適なものに配慮することが重要でしょう。フィーリングッド効果もあるので、初対面の時はより気を付けると良いと思います。
小技② 相手に聞いてもらう準備をしよう！！
「伝えるとき」は、実は相手側にも準備が必要です。聞く準備が相手にないと十分に伝えたいことが伝わらないことがあるでしょう。では、どんなことに気を付けるのか？下に羅列してみました。
- 話す前に、相手の都合を伺う。「今、話してもいいですか？」「時間はありますか？」
- 伝えるまでに伝えるための所要時間を示しましょう。「5分お時間いただけますか？」「説明に10分ほどかかるのですが、ご都合良いときはありますか？」※時間オーバーは絶対にしない
- 話す前に、何を話すのか宣言する。「これから、○○について話しますね」
- 最初に、もっとも伝えたいことや結論を伝える
- 伝えたいことは簡潔にまとめる
- 伝えたいことが二つあるときは個数を伝える「お伝えしたいことが二つあります」
- 伝えたいことが三つ以上あるときはメモや文書などの見てわかるものも渡して、口頭でも伝える
小技③ 伝わったか確認しよう！！！
「伝える」ためには「伝えた」ではなく「伝わった」が大事です。つまり、伝わったかどうかは相手しかわからないため聞くしかないんですね。いくら時間をかけて丁寧に伝えたとしても伝わってなければ何の意味もありません。
そして、伝わったかどうかの判断は相手のイエスノーの返事では不十分で「どのように伝わったか」を図ることが大事です。ゆえに「伝わりましたか？」という質問も無意味です。むしろ、「言っている意味わかる？」などはいくら優しく行ってもプレッシャーになるだけの可能性が高いです。
「どんな風に伝わったか？」を知る為には内容について質問をしてもらうのがベターですが、理解しているから質問がないのか、理解していないから質問が無いのか判断に困るときがあると思います。そんなときの対応を下記に羅列してみました。
- 質問が無いときは、重要ポイントや手順を整理してもらって確認する。
- 何を質問して分からない感じだったら、後でもいいので質問を受け付けることを伝えて、時間をおいて頭が整理できてそうなら質問を受け付ける
- 質問がありそうだけど言いずらそうなら、場所や確認の仕方を変える
- 時間がなさそうなら、別の機会に質問できるようにする。メールとか電話とかでもいいでしょう。
質問がどんな内容でもやり取りを繰り返すうちに「伝わったか度」は分かってくると思います。
最後に
いかがだったでしょうか？今回は「伝えるための小技」について記事にしてみました。これ以外にも、かなり無数に小技はあります。皆さんも日々の生活や業務で無意識に行っていることも多いのではないでしょうか？ただ、普段無意識に行っていることを意識的に行えるとその効果を何倍にも高めれると思います。もし、この記事を見て皆さんが使っている「伝える技術」に気づかれることがあればいいなと思います。また、良かったらコメント等で教えてもらえるとうれしいです！
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